Ce guide propose des recettes d’automatisation prêtes à l’emploi pour des scénarios de projet courants.

Chaque exemple inclut le déclencheur, les conditions et les actions, afin que vous puissiez le recréer rapidement.

Utilisez ces recettes telles quelles ou adaptez-les à votre workflow.

Recette 1 : Notifier l’équipe lorsqu’une tâche urgente est terminée

Cas d’usage :

S’assurer que le travail important ne passe jamais inaperçu.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : Le statut de la tâche change → Terminé

• SI : Priorité de la tâche = Urgente

• ALORS : Notifier des membres

  • Objet personnalisé

  • Message personnalisé

Résultat :

Les membres sélectionnés sont notifiés chaque fois qu’une tâche urgente est terminée.

Cela aide les chefs de projet à rester à jour

Recette 2 : Assigner automatiquement les tâches à la création

Cas d’usage :

S’assurer que chaque nouvelle tâche a toujours un responsable.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : Une nouvelle tâche est créée

• ALORS : Assigner la tâche à un membre

Résultat :

Chaque nouvelle tâche est automatiquement assignée au membre sélectionné.

Recette 3 : Garantir la cohérence du workflow

Cas d’usage :

S’assurer que les tâches suivent les bonnes étapes du workflow.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : La priorité de la tâche est définie → Urgente

• ALORS : Changer le statut de la tâche → En cours

Résultat :

Les tâches urgentes sont immédiatement déplacées vers le travail actif.

Recette 4 : Étiqueter automatiquement les tâches selon l’activité

Cas d’usage :

Catégoriser automatiquement les tâches.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : Un fichier est téléversé dans une tâche

• ALORS : Ajouter l’étiquette → À relire

Résultat :

Les tâches contenant des fichiers sont automatiquement marquées pour relecture.

Recette 5 : Notifier les parties prenantes lorsque le budget est atteint

Cas d’usage :

Anticiper les limites budgétaires.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : Le seuil budgétaire est atteint

• ALORS :

  • Notifier des membres

  • Envoyer un email aux membres

Résultat :

Les parties prenantes sont alertées lorsque les dépenses approchent de la limite définie.

Recette 6 : Créer automatiquement des sous-tâches

Cas d’usage :

Standardiser la structure des tâches.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : Une nouvelle tâche est créée

• SI : La tâche a l’étiquette → Fonctionnalité

• ALORS : Créer une sous-tâche

  • Exemple : « Revue de design »

Résultat :

Les tâches de type fonctionnalité incluent toujours des sous-tâches prédéfinies.

Recette 7 : Nettoyer les tâches incomplètes

Cas d’usage :

Garder les projets propres et organisés.

Configuration de l’automatisation :

• QUAND : Le statut de la tâche change → Annulée

• ALORS :

  • Ajouter un commentaire expliquant la clôture

  • Supprimer ou mettre à jour les étiquettes

Résultat :

Les tâches annulées sont documentées et nettoyées automatiquement.

Comment adapter ces recettes

Vous pouvez personnaliser chaque recette en :

• Modifiant les valeurs des déclencheurs

• Ajoutant des conditions

• Ajoutant ou supprimant des actions

• Dupliquant des automatisations et en ajustant la logique

Commencez simplement et augmentez la complexité progressivement.

Bonnes pratiques pour utiliser les recettes

• Tester les recettes avec des tâches d’exemple

• Éviter d’activer trop d’automatisations en même temps

• Réviser régulièrement les automatisations

• Documenter les workflows importants pour votre équipe

Quelle est la suite ?

👉 Article suivant : Bonnes pratiques d’automatisation

Découvrez comment concevoir des automatisations évolutives, lisibles et qui ne submergent pas votre équipe.