Les actions d’automatisation définissent ce que Cynoia fait automatiquement une fois qu’un déclencheur est activé et que toutes les conditions sont remplies.

Les actions constituent l’étape finale d’un workflow d’automatisation et peuvent être combinées pour exécuter plusieurs opérations en même temps.

Qu’est-ce qu’une action ?

Une action est une opération automatisée exécutée par Cynoia.

Les actions s’exécutent instantanément après la validation du déclencheur et des conditions.

Actions d’automatisation disponibles

Voici la liste complète des actions actuellement disponibles dans Cynoia.

Actions de mise à jour des tâches

Ces actions modifient automatiquement les propriétés des tâches.

• Changer le statut de la tâche

• Changer la priorité de la tâche

• Attribuer des points à la tâche

• Assigner la tâche à un membre

• Définir la date de début de la tâche

• Définir la date de fin de la tâche

Cas d’usage :

• Imposer des workflows

• Prioriser automatiquement le travail

• Planifier des échéances

Actions d’étiquetage et d’organisation

• Ajouter une étiquette à la tâche

Utile pour :

• Catégoriser le travail

• Alimenter d’autres automatisations

• Améliorer le filtrage et le reporting

Actions sur le contenu

Ces actions mettent à jour le contenu des tâches.

• Ajouter un commentaire à la tâche

• Ajouter une description à la tâche

Usages courants :

• Documenter automatiquement les changements de statut

• Ajouter du contexte ou des instructions

Actions sur les sous-tâches

• Créer une sous-tâche

Utilisez cette action pour :

• Découper automatiquement le travail en étapes

• Imposer une structure de tâche

Actions de notification

Ces actions informent automatiquement les personnes concernées.

• Notifier des membres

• Envoyer un email aux membres

• Envoyer un message aux membres

Les notifications peuvent inclure :

• Un objet personnalisé

• Un message personnalisé

Utilisez les notifications avec précaution pour éviter le bruit.

Actions de duplication et de suppression de tâches

• Dupliquer une tâche

• Supprimer une tâche

⚠️ Utilisez les actions de suppression avec précaution, en particulier dans les projets actifs.

Utiliser plusieurs actions

Une seule automatisation peut exécuter plusieurs actions de manière séquentielle.

Exemple :

• Changer le statut de la tâche

• Assigner la tâche à un membre

• Notifier l’équipe

Cela permet de puissantes automatisations de workflow.

Exemple de workflow avec actions

Assigner automatiquement et notifier pour les tâches urgentes

• QUAND : La priorité de la tâche est définie → Urgente

• ALORS :

  • Assigner la tâche au responsable d’équipe

  • Notifier les membres sélectionnés

Cela garantit que les tâches urgentes sont traitées immédiatement.

Périmètre et limites des actions

• Les actions s’appliquent uniquement au sein du projet

• Les actions ne peuvent pas outrepasser les permissions

• Certaines actions dépendent des fonctionnalités activées du projet

Si une action n’est pas disponible, vérifiez les paramètres du projet.

Bonnes pratiques pour les actions

• Regrouper les actions liées dans une seule automatisation

• Éviter les actions destructrices sauf si nécessaire

• Utiliser des commentaires pour expliquer les changements automatisés

• Limiter les notifications aux personnes concernées

Quelle est la suite ?

Vous comprenez maintenant les Déclencheurs, les Conditions et les Actions.

👉 Article suivant : Exemples et recettes d’automatisation

Vous y trouverez des workflows prêts à l’emploi que vous pouvez appliquer immédiatement.