Les automatisations dans Cynoia vous aident à réduire le travail manuel, assurer la cohérence et tenir votre équipe informée en réagissant automatiquement aux événements des tâches.

Chaque automatisation suit une structure simple :

WHEN quelque chose se produit → IF les conditions sont remplies → THEN Cynoia exécute des actions

Les automatisations sont configurées par projet et ne s’appliquent qu’à l’intérieur de ce projet.

À quoi servent les automatisations ?

Vous pouvez utiliser les automatisations pour :

• Notifier les coéquipiers lorsqu’un événement important se produit

• Mettre à jour automatiquement les propriétés des tâches

• Assigner le travail selon des règles

• Faire respecter les workflows du projet

• Réagir aux changements de budget ou de dépenses

Les automatisations sont particulièrement utiles pour les équipes très sollicitées, le travail sensible au temps et les projets orientés processus.

Structure d’une automatisation

Chaque automatisation est composée de trois blocs.

1. WHEN — Déclencheurs

Les déclencheurs définissent quand l’automatisation démarre.

Déclencheurs disponibles :

• Une nouvelle tâche est créée

• Une nouvelle sous-tâche est créée

• Le statut de la tâche change

• La priorité de la tâche est définie

• Une étiquette est ajoutée à la tâche

• La tâche est assignée à un membre

• Un commentaire est ajouté à la tâche

• Le nom de la tâche change

• La description de la tâche change

• La tâche est supprimée

• Un fichier est ajouté à la tâche

• Seuil de budget atteint

• Les dépenses dépassent le budget

2. IF — Conditions (optionnel)

Les conditions définissent des règles supplémentaires qui doivent être vraies pour que l’automatisation continue.

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs conditions, comme :

• Statut de la tâche

• Priorité de la tâche

• La tâche possède une étiquette spécifique

• Assignation de la tâche

• La tâche a des commentaires

• La tâche a des fichiers

• La tâche a des sous-tâches

• Conditions de budget

• Conditions de dépenses

Les conditions peuvent être combinées pour créer des automatisations précises.

3. THEN — Actions

Les actions définissent ce que Cynoia doit faire automatiquement lorsque le déclencheur et les conditions correspondent.

Actions disponibles :

• Changer le statut de la tâche

• Changer la priorité de la tâche

• Ajouter une étiquette à la tâche

• Attribuer des points à la tâche

• Assigner la tâche à un membre

• Définir la date de début/fin de la tâche

• Ajouter un commentaire à la tâche

• Ajouter une description à la tâche

• Dupliquer la tâche

• Supprimer la tâche

• Notifier des membres

• Envoyer un email aux membres

• Envoyer un message aux membres

• Créer une sous-tâche

Vous pouvez ajouter plusieurs actions à une seule automatisation.

Exemple d’automatisation

Notifier l’équipe lorsqu’une tâche urgente est terminée

Règle :

• WHEN : Le statut de la tâche change → Terminé

• IF : Priorité de la tâche = Urgente

• THEN : Notifier les membres sélectionnés

Résultat :

Chaque fois qu’une tâche urgente est terminée, Cynoia envoie automatiquement une notification aux membres sélectionnés de l’équipe.

Périmètre & autorisations

• Les automatisations sont spécifiques au projet

• Seuls les utilisateurs ayant les autorisations requises du projet peuvent créer ou modifier des automatisations

• Une fois activées, les automatisations s’exécutent automatiquement

Bonnes pratiques

• Commencez par des automatisations simples

• Évitez de sur-notifier les utilisateurs

• Utilisez des noms de statuts et de priorités clairs

• Testez les automatisations avant de vous y fier

• Documentez les automatisations importantes pour votre équipe

Quelle est la suite ?

Dans les prochains articles, nous irons plus loin sur :

• Les déclencheurs disponibles (détaillés)

• Les conditions expliquées

• Les actions expliquées

• Des recettes d’automatisation concrètes