Les automatisations dans Cynoia vous aident à gagner du temps en réagissant automatiquement aux événements des tâches et en exécutant des actions à votre place.

Dans ce guide, vous apprendrez comment créer votre première automatisation, étape par étape.

Avant de commencer

Pour créer des automatisations, vous devez :

• Avoir accès à un projet au minimum en tant qu’éditeur

• Disposer des autorisations requises du projet (Éditeur ou Modérateur, selon les paramètres du projet)

Les automatisations sont créées à l’intérieur d’un projet et s’appliquent uniquement à ce projet.

Étape 1 : Ouvrir les automatisations du projet

1. Accédez à Projets depuis la barre latérale gauche

2. Cliquez sur Automatiser vos tâches (icône robot en haut)

3. Cliquez sur le bouton Créer une automatisation

4. Choisissez le nom de l’automatisation

5. Sélectionnez le projet auquel vous souhaitez assigner cette automatisation

6. Cliquez sur Créer

Étape 2 : Créer une nouvelle automatisation

1. Lorsque vous cliquez sur Créer

2. Un canevas d’automatisation vierge s’ouvre

C’est ici que vous définirez la logique de votre automatisation.

Étape 3 : Choisir un déclencheur (WHEN)

Les déclencheurs définissent quand l’automatisation doit démarrer.

1. Cliquez sur Choisir un déclencheur

2. Sélectionnez l’événement que vous souhaitez écouter

Exemples courants :

• Le statut d’une tâche change

• Une nouvelle tâche est créée

• Une tâche est assignée à quelqu’un

Étape 4 : Ajouter des conditions (Optionnel – IF)

Les conditions vous permettent d’affiner quand l’automatisation doit s’appliquer.

1. Cliquez sur Ajouter une condition

2. Choisissez un type de condition (ex. Priorité de la tâche)

3. Sélectionnez la valeur (ex. Urgente)

Vous pouvez :

• Ajouter plusieurs conditions

• Combiner des conditions pour une logique plus précise

Étape 5 : Choisir une action (THEN)

Les actions définissent ce que Cynoia doit faire automatiquement.

1. Cliquez sur Ajouter une action

2. Choisissez une ou plusieurs actions

Actions courantes :

• Notifier des membres

• Changer le statut de la tâche

• Assigner la tâche à un membre

• Ajouter un commentaire

Étape 6 : Vérifier et enregistrer

Avant d’activer votre automatisation :

• Vérifiez le déclencheur

• Contrôlez toutes les conditions

• Confirmez les actions

Une fois prêt :

1. Activez-la à l’aide du bouton d’activation

Votre automatisation est maintenant active 🎉

Exemple : votre première automatisation

Notifier l’équipe lorsqu’une tâche urgente est terminée

Configuration :

• WHEN : Le statut de la tâche change → Terminé

• IF : Priorité de la tâche = Urgente

• THEN : Notifier les membres sélectionnés

Résultat :

Chaque fois qu’une tâche urgente est terminée, les membres sélectionnés de l’équipe sont automatiquement notifiés.

Conseils pour vos premières automatisations

• Commencez avec un déclencheur et une action

• Évitez d’envoyer trop de notifications

• Utilisez des priorités et statuts clairs

• Testez les automatisations avec des tâches de test

Quelle est la suite ?

Maintenant que vous avez créé votre première automatisation, vous pouvez explorer :

• Les déclencheurs disponibles

• Les conditions disponibles

• Les actions disponibles

• Des recettes d’automatisation avancées

👉 Article suivant : Explication des déclencheurs d’automatisation