Les automatisations vous aident à réduire le travail manuel en exécutant automatiquement des actions lorsque des événements spécifiques se produisent dans un projet.

Elles sont utiles pour tenir les équipes informées, faire respecter les workflows et s’assurer que les étapes importantes ne sont jamais oubliées.

Comment fonctionnent les automatisations de projet

Les automatisations dans Cynoia suivent une structure simple :

WHEN ‚→ IF ‚→ THEN

• WHEN — Un événement se produit (déclencheur)

• IF — Des conditions optionnelles sont remplies

• THEN — Une ou plusieurs actions sont exécutées automatiquement

Les automatisations sont configurées par projet.

Créer une automatisation

Étapes

1. Cliquez sur Create automation

2. Sélectionnez un déclencheur (WHEN)

3. (Optionnel) Ajoutez une ou plusieurs conditions (IF)

4. Choisissez une ou plusieurs actions (THEN)

5. Enregistrez et activez l’automatisation

Les automatisations peuvent être activées ou désactivées à tout moment.

Déclencheurs d’automatisation (WHEN)

Les déclencheurs définissent quand une automatisation démarre.

Les déclencheurs courants incluent :

• Une tâche est créée

• Une sous-tâche est créée

• Le statut d’une tâche change

• La priorité d’une tâche est définie

• Une tâche est assignée

• Un label est ajouté à une tâche

• Un commentaire est ajouté

• Un fichier est ajouté à une tâche

• Un seuil de budget est atteint

• Les dépenses dépassent le budget

Les déclencheurs disponibles peuvent varier selon les fonctionnalités activées dans le projet.

Conditions d’automatisation (IF)

Les conditions permettent de préciser quand une automatisation doit s’exécuter.

Exemples :

• La priorité de la tâche est Urgent

• Le statut de la tâche est Sent

• La tâche est assignée à un membre spécifique

• La tâche contient un label spécifique

Vous pouvez combiner plusieurs conditions pour affiner le comportement.

Actions d’automatisation (THEN)

Les actions définissent ce que Cynoia fait automatiquement.

Les actions courantes incluent :

• Changer le statut de la tâche

• Changer la priorité de la tâche

• Assigner la tâche à un membre

• Ajouter ou supprimer des labels

• Définir des dates sur la tâche

• Ajouter un commentaire à la tâche

• Notifier des membres

• Envoyer des e-mails

• Dupliquer ou supprimer une tâche

Plusieurs actions peuvent être ajoutées à une seule automatisation.

Exemple d’automatisation : notification de statut urgent

Cas d’usage :

Notifier les membres clés de l’équipe lorsqu’une tâche urgente atteint une étape spécifique.

Workflow

• WHEN : Le statut de la tâche passe à Completed

• IF : La priorité de la tâche est Urgent

• THEN : Notifier les membres sélectionnés

  • Objet personnalisé

  • Message personnalisé

Cela garantit que le travail urgent ne passe jamais inaperçu.

⚠️ N’oubliez pas d’activer l’automatisation afin qu’elle commence à écouter les conditions que vous avez sélectionnées

Gérer les automatisations

Depuis la liste des automatisations, vous pouvez :

• Activer ou désactiver des automatisations

• Modifier des automatisations existantes

• Supprimer des automatisations

Les changements d’automatisation s’appliquent immédiatement.

Bonnes pratiques

• Commencez avec des automatisations simples

• Évitez la sur-notification

• Utilisez des statuts et des priorités cohérents

• Testez les automatisations avant de vous y fier

• Documentez les automatisations importantes pour votre équipe

Quand utiliser les automatisations

Les automatisations fonctionnent le mieux pour :

• Les notifications et alertes

• Les règles d’assignation des tâches

• L’application des workflows

• La visibilité sur le budget et les échéances

• Les actions répétitives dans un projet

Elles ne sont pas destinées à remplacer la prise de décision, uniquement l’exécution.

Et ensuite ?

👉 Article suivant : Sprints & Backlog

Découvrez comment planifier le travail par itérations, gérer les tâches à venir et garder les projets organisés.