Les collections et les dossiers vous aident à organiser vos notes à grande échelle, des idées personnelles aux bases de connaissances d’équipe complètes. Bien qu’ils puissent sembler similaires, ils servent des objectifs différents dans Cynoia.

Cet article explique comment créer, organiser et gérer efficacement les deux.

Collections vs dossiers (différence rapide)

Gestion des collections

Qu’est-ce qu’une collection ?

Une collection est un ensemble structuré de notes qui peut être :

• Publique (toute personne de l’espace de travail peut la consulter)

• Privée (accès sur invitation uniquement)

• Partagée avec des rôles spécifiques

Les collections sont idéales pour :

• La documentation de projet

• Les guides et manuels d’entreprise

• Les bases de connaissances partagées

• Les ressources publiques

Créer une collection

1. Allez dans Notes

2. Dans le panneau de droite, cliquez sur + Créer une nouvelle collection

3. Renseignez :

   • Nom de la collection

   • Visibilité (publique ou privée)

4. (Optionnel) Invitez des membres et assignez des rôles

5. Cliquez sur Créer la collection

Visibilité et permissions des collections

• Collection publique

  • Toute personne de l’espace de travail peut la découvrir et la consulter

  • Idéale pour une documentation ouverte

• Collection privée

  • Seuls les membres invités peuvent y accéder

  • Idéale pour du contenu interne ou sensible

Les permissions sont définies au niveau de la collection et s’appliquent à toutes les notes qu’elle contient.

Gérer une collection

Depuis le menu de la collection (⋮), vous pouvez :

• Renommer

• Ouvrir les paramètres de la collection

• Créer des dossiers dans la collection

• Supprimer la collection

Gestion des dossiers

Qu’est-ce qu’un dossier ?

Un dossier est un conteneur structurel utilisé pour organiser des notes au sein d’un espace.

Un dossier peut être créé :

• Dans les Notes privées (espace personnel)

• Dans une Collection (espace partagé ou public)

Les dossiers héritent de la visibilité et des permissions de leur espace parent.

Emplacements des dossiers expliqués

Dossiers dans les Notes privées

• Situés sous Notes privées

• Visibles uniquement par vous

• Utilisés pour l’organisation personnelle

Idéal pour

• Les brouillons

• Les idées personnelles

• Les notes en cours

Dossiers dans une collection

• Créés à l’intérieur d’une collection

• Suivent automatiquement la visibilité de la collection :

  • Collection publique → dossiers publics

  • Collection privée → dossiers restreints

• Partagés avec les mêmes membres et permissions

Idéal pour

• Structurer une documentation volumineuse

• Organiser les connaissances d’un projet

• Regrouper les notes par thème ou module

Fonctionnalités des dossiers

Les dossiers prennent en charge les mêmes actions, quel que soit leur emplacement :

Depuis le menu du dossier (⋮), vous pouvez :

• Renommer

• Déplacer vers un autre espace

• Ajouter aux favoris

• Partager (uniquement lorsqu’il est dans une collection)

• Supprimer

Modèle mental révisé (règle simple)

Les collections définissent la visibilité et l’accès

Les dossiers définissent la structure

• Collections = qui peut voir

• Dossiers = comment les choses sont organisées

Cela rend le système flexible et prévisible.

Structure recommandée

• Utilisez les collections pour :

  • La documentation partagée

  • Les connaissances d’équipe

  • Les ressources publiques

• Utilisez les dossiers pour :

  • Les notes en cours

  • Organiser et structurer les idées

Cela permet une collaboration claire tout en préservant les flux de travail personnels.

Supprimer des collections ou des dossiers

• Supprimer une collection retire l’accès à tous les membres

• Supprimer un dossier n’affecte que votre vue personnelle

• Les notes déplacées dans la Corbeille peuvent être restaurées

💡 Astuce : vérifiez toujours les collections partagées avant de les supprimer.

Bonnes pratiques

• Une collection par projet ou par thème

• Utilisez des noms clairs et descriptifs

• Gardez les dossiers pour organiser les sujets

• Évitez de mélanger des brouillons privés dans des collections partagées

Et ensuite ?

Maintenant que vos notes sont organisées, passons à la collaboration et au contrôle des accès :

👉 Article suivant : Partage des notes et permissions