Cynoia facilite la collaboration autour des connaissances tout en gardant un contrôle total sur qui peut accéder à quoi.

Le partage est flexible, contextuel et toujours lié aux collections et aux notes, jamais à votre espace privé.

🔐 Principe fondamental

Seules les notes et les dossiers à l’intérieur des collections peuvent être partagés.

Les notes privées sont toujours personnelles et ne peuvent pas être consultées par d’autres.

Les permissions sont héritées et prévisibles, ce qui permet aux équipes de savoir exactement qui peut consulter ou modifier le contenu.

Que peut-on partager ?

Vous pouvez partager :

• ✅ Des notes individuelles

• ✅ Des dossiers à l’intérieur d’une collection

• ✅ Des collections entières

Vous ne pouvez pas partager :

• ❌ Les notes dans les notes privées

• ❌ Les dossiers privés en dehors des collections

Partager une note

Comment partager une note

1. Ouvrez la note

2. Cliquez sur Partager (en haut à droite)

3. Sélectionnez des membres par nom ou par e-mail

4. Attribuez un niveau de permission

5. Cliquez sur Ajouter

La note devient immédiatement accessible aux membres sélectionnés.

Partager des dossiers

Lorsque vous partagez un dossier à l’intérieur d’une collection :

• Toutes les notes du dossier sont partagées

• Les nouvelles notes ajoutées par la suite héritent des mêmes permissions

C’est idéal pour :

• Les sections de documentation

• Les bases de connaissances

• Les ressources spécifiques à un projet

Partager une collection entière

Les collections sont la principale unité de partage dans Cynoia.

Options de visibilité des collections

• Privée ‚Üí Seuls les membres invités peuvent y accéder

• Publique ‚Üí Visible par tous les utilisateurs ayant accès à l’espace de travail

Partager une collection partage automatiquement :

• Tous les dossiers

• Toutes les notes

• La structure des dossiers

Niveaux de permission expliqués

Chaque élément partagé prend en charge des rôles de permission clairs :

👁 Viewer

• Accès en lecture seule

• Peut ouvrir et rechercher des notes

• Ne peut pas modifier ni supprimer

Idéal pour

• Les parties prenantes

• L’accès en lecture seule à la documentation

✏️ Editor

• Peut modifier le contenu des notes

• Peut créer de nouvelles notes dans les dossiers partagés

• Ne peut pas supprimer la collection ni modifier les permissions

Idéal pour

• Les contributeurs

• Les membres de l’équipe qui maintiennent la documentation

👑 Owner / Moderator

• Contrôle total

• Peut modifier, déplacer et supprimer

• Peut gérer le partage et les permissions

Idéal pour

• Les responsables de bases de connaissances

• Les responsables de projet

Héritage des permissions (très important)

Les permissions sont héritées vers le bas :

• Collection → Dossier → Notes

Exemples :

• Si un utilisateur est Editor sur une collection, il est automatiquement Editor sur tous les dossiers et notes qu’elle contient.

• Vous pouvez ajouter des permissions supplémentaires au niveau d’une note.

Favoris & notes partagées

Les notes et dossiers partagés peuvent être :

• ⭐ Ajoutés aux Favoris

• Facilement retrouvés dans Partagé avec moi

Cela rend les grandes bases de connaissances partagées faciles à parcourir.

Bonnes pratiques pour les équipes

✅ Utiliser les collections comme frontières d’accès

Créez des collections distinctes pour :

• La documentation publique

• Les connaissances internes de l’équipe

• Les notes de projets sensibles

✅ Partager des dossiers plutôt que des notes individuelles (si possible)

Cela permet de garder des permissions cohérentes et de réduire la charge de gestion.

✅ Conserver le travail personnel dans les notes privées

Les brouillons, idées personnelles et contenus non finalisés doivent rester dans les notes privées jusqu’à être prêts à être partagés.

Résumé rapide

• 🔒 Notes privées = usage personnel uniquement

• 👥 Le partage fonctionne via les collections

• 📁 Les dossiers héritent des permissions de la collection

• 📝 Les notes peuvent être partagées individuellement dans les collections

• 🎯 Les permissions sont simples : Viewer, Editor, Owner/Moderator