Les événements sont les éléments fondamentaux des calendriers dans Cynoia.

Ils vous permettent de planifier des réunions, de bloquer du temps, d’ajouter des rappels et d’inviter des participants, le tout depuis un seul endroit.

Qu’est-ce qu’un événement dans Cynoia ?

Un événement représente une activité planifiée dans un calendrier.

Les événements peuvent être utilisés pour :

• Réunions

• Appels

• Rappels personnels

• Disponibilité de l’équipe

• Échéances liées à un projet

Chaque événement appartient à un calendrier spécifique.

Créer un nouvel événement

Vous pouvez créer des événements directement depuis la vue Calendrier.

Étapes pour créer un événement

1. Ouvrez Calendrier depuis la barre latérale gauche

2. Cliquez sur Nouvel événement (en bas à droite)

   • Ou cliquez directement sur un créneau date/heure

3. Renseignez les détails de l’événement :

   • Nom de l’événement

   • Calendrier

   • Description (optionnelle)

   • Date

   • Heure de début et de fin

4. Cliquez sur Créer l’événement

L’événement apparaît immédiatement dans le calendrier.

Choisir le bon calendrier

Lors de la création d’un événement, vous devez sélectionner un calendrier.

Pourquoi c’est important :

• L’événement hérite de la couleur du calendrier

• La visibilité dépend de qui a accès à ce calendrier

• Cela permet d’organiser les événements personnels, d’équipe et de projet

💡 Astuce : vérifiez toujours le calendrier sélectionné avant de créer l’événement.

Événements sur toute la journée

Vous pouvez marquer un événement comme Toute la journée.

Utilisez les événements sur toute la journée pour :

• Jours fériés

• Anniversaires

• Rappels à l’échelle de l’entreprise

• Jalons

Lorsque cette option est activée :

• La sélection d’heure est désactivée

• L’événement couvre toute la journée

Planifier des réunions en ligne

Cynoia vous permet d’ajouter un lien de réunion aux événements.

Options de réunion en ligne

• Activer Réunion en ligne

• Utiliser une salle d’appel Cynoia

• Ou coller un lien externe de réunion

Cela rend l’événement :

• Cliquable

• Accessible directement depuis le calendrier

Inviter des membres à un événement

Vous pouvez inviter des participants à des événements.

Comment fonctionnent les invitations

• Ajoutez des membres de votre espace de travail ou des externes via leur adresse e-mail

• Les membres invités reçoivent des notifications

• Les participants voient l’événement dans leur calendrier

Les événements respectent les permissions du calendrier :

• Si quelqu’un n’a pas accès au calendrier, il ne verra pas l’événement sauf s’il est invité

Modifier un événement

Vous pouvez mettre à jour un événement à tout moment.

Champs modifiables :

• Nom de l’événement

• Description

• Date et heure

• Calendrier

• Participants

• Lien de réunion

Les modifications sont reflétées instantanément pour tous les participants.

Déplacer et replanifier des événements

Les événements peuvent être replanifiés facilement.

Moyens de replanifier

• Modifier la date ou l’heure depuis les détails de l’événement

C’est utile pour :

• Des ajustements rapides de planning

• La planification visuelle

• La gestion des conflits

Notifications et rappels d’événements

Les événements déclenchent des notifications automatiquement :

• Lorsque vous êtes invité à un événement

• Lorsque les détails de l’événement changent

Le moment des rappels dépend :

• Des paramètres du calendrier

• De vos préférences de notification personnelles

Bonnes pratiques

• Utilisez des noms d’événements clairs et descriptifs

• Choisissez le bon calendrier

• Ajoutez des liens de réunion pour les appels à distance

• Utilisez les événements sur toute la journée avec parcimonie

• Gardez les descriptions courtes et utiles

Et ensuite ?

Maintenant que vous savez créer et gérer des événements.

👉 Article suivant : Notes & Base de connaissances